Uit onderzoek van TNO/CBS (NEA) blijkt dat 17% van de werknemers te maken krijgt met ongewenst gedrag op de werkvloer, terwijl 40% van de werknemers geen toegang heeft tot een vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon kan de melddrempel verlagen en bijdragen aan een veiligere werkcultuur. Met het wetsvoorstel dat bij de Eerste Kamer ligt, is het tijd om te begrijpen wat een vertrouwenspersoon precies doet en hoe je deze rol effectief invult.
Inhoud
Wat is een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijke functionaris binnen of buiten een organisatie die als aanspreekpunt dient voor medewerkers met vragen of klachten over ongewenst gedrag. Het gaat om een laagdrempelige eerste hulplijn waar medewerkers in vertrouwen hun verhaal kunnen doen.
Verschil met andere functies
De vertrouwenspersoon wordt vaak verward met andere rollen. Hier zijn de belangrijkste verschillen:
- Vertrouwenspersoon - opvang en begeleiding bij ongewenst gedrag (pesten, intimidatie, discriminatie)
- Klokkenluider-meldpunt - voor het melden van misstanden met maatschappelijk belang
- HR-medewerker - vertegenwoordigt de werkgever en is niet onafhankelijk
- Bedrijfsmaatschappelijk werker - bredere psychosociale ondersteuning
- Klachtencommissie - formele behandeling van ingediende klachten
De vertrouwenspersoon is nadrukkelijk onafhankelijk en vertegenwoordigt geen enkel belang behalve dat van de melder.
De taken van een vertrouwenspersoon
De kerntaken van een vertrouwenspersoon zijn beschreven in het wetsvoorstel vertrouwenspersonen en worden verder uitgewerkt door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV).
Primaire taken
- Opvang en ondersteuning - eerste aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag
- Vertrouwelijk gesprek voeren - luisteren zonder te oordelen en de melder serieus nemen
- Informeren over mogelijkheden - uitleggen welke stappen de melder kan nemen
- Begeleiden bij vervolgstappen - ondersteunen als de melder een klacht wil indienen
- Doorverwijzen - naar hulpverlening, HR, of externe instanties indien nodig
Preventieve taken
- Signaleren - patronen en trends in meldingen herkennen en (geanonimiseerd) rapporteren
- Adviseren - de organisatie gevraagd en ongevraagd adviseren over beleid
- Voorlichting geven - medewerkers informeren over wat ongewenst gedrag is en waar ze terecht kunnen
Belangrijk: wat een vertrouwenspersoon niet doet
Een vertrouwenspersoon is geen mediator, rechter of behandelaar. De vertrouwenspersoon neemt geen beslissingen voor de melder, legt geen sancties op en behandelt geen formele klachten. Die taken liggen bij de leidinggevende, HR of de klachtencommissie.
Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?
De wetgeving rondom de vertrouwenspersoon is volop in beweging. Hier is de actuele stand van zaken.
Huidige situatie
Op dit moment is een vertrouwenspersoon niet wettelijk verplicht. Wel verplicht de Arbowet werkgevers om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder ongewenst gedrag valt. Een vertrouwenspersoon is een van de maatregelen die hieraan bijdraagt.
Nieuwe wetgeving
De Tweede Kamer heeft op 23 mei 2023 het initiatiefwetsvoorstel aangenomen dat de vertrouwenspersoon verplicht stelt. Het wetsvoorstel is in behandeling bij de Eerste Kamer. De belangrijkste punten:
- Werkgevers met 10 of meer werknemers worden verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen
- De vertrouwenspersoon moet deskundig zijn en voldoende tijd hebben voor de functie
- De vertrouwenspersoon krijgt een wettelijk beschermde positie
- De ondernemingsraad krijgt instemmingsrecht bij aanstelling
- Werknemers moeten rechtstreeks toegang hebben tot de vertrouwenspersoon
Let op: wacht niet tot de wet van kracht is
Hoewel de exacte ingangsdatum nog niet vaststaat, is het verstandig om nu al een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit toont goed werkgeverschap, beschermt je bij incidenten en geeft je tijd om de juiste persoon te vinden en te trainen.
Interne vs externe vertrouwenspersoon
Een van de belangrijkste keuzes is of je een interne of externe vertrouwenspersoon aanstelt. Beide opties hebben voor- en nadelen.
Interne vs externe vertrouwenspersoon
Wanneer kies je voor intern?
- Bij een kleinere organisatie waar budgetten beperkt zijn
- Als er al een geschikte kandidaat is met de juiste competenties
- Wanneer laagdrempeligheid en directe beschikbaarheid prioriteit hebben
- Bij een open cultuur waar medewerkers geen schroom hebben
Wanneer kies je voor extern?
- Bij gevoelige situaties zoals meldingen over leidinggevenden
- In hechte teams waar anonimiteit lastig te waarborgen is
- Als je objectiviteit en onafhankelijkheid wilt garanderen
- Wanneer de organisatie geen geschikte interne kandidaat heeft
Hoe kies je een goede vertrouwenspersoon?
Of je nu intern of extern kiest, een goede vertrouwenspersoon voldoet aan specifieke criteria.
Checklist: eisen aan een vertrouwenspersoon
- Gecertificeerde opleiding
Minimaal 4 dagen basistraining bij een erkend opleidingsinstituut
- Onafhankelijke positie
Geen functie waarin belangenconflicten kunnen ontstaan (niet HR, niet leidinggevende)
- Voldoende tijd
Richtlijn: 2-4 uur per week bij 100-200 medewerkers
- Goede luistervaardigheden
Empathisch, geduldig en in staat om objectief te blijven
- Vertrouwen van medewerkers
Integer, betrouwbaar en met een goede reputatie binnen de organisatie
- Jaarlijkse bijscholing
Intervisie en nascholing om kennis actueel te houden
Registratie bij de LVV
De Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) beheert een register van gecertificeerde vertrouwenspersonen. Registratie is niet verplicht, maar biedt wel garanties voor kwaliteit en professionaliteit.
Wat kost een vertrouwenspersoon?
De kosten voor een vertrouwenspersoon varieren sterk afhankelijk van de gekozen vorm.
Interne vertrouwenspersoon
- Opleiding: 1.500 - 3.000 euro (eenmalig)
- Jaarlijkse bijscholing: 300 - 600 euro per jaar
- Tijdsinvestering: 2-4 uur per week (bestaand salaris)
- Totaal eerste jaar: circa 2.000 - 4.000 euro + urensalaris
Externe vertrouwenspersoon
- Abonnementskosten: 1.500 - 5.000 euro per jaar
- Gesprekken: vaak inbegrepen of 100-150 euro per uur
- Voorlichting: vaak apart, circa 500-1.000 euro per sessie
- Totaal per jaar: circa 2.000 - 7.000 euro
De kosten zijn afhankelijk van de omvang van je organisatie en het gekozen pakket. Vraag altijd meerdere offertes op om te vergelijken.
Veelgestelde vragen
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
De Tweede Kamer heeft in 2023 het wetsvoorstel aangenomen dat een vertrouwenspersoon verplicht stelt voor werkgevers met 10 of meer werknemers. Het wetsvoorstel ligt nu bij de Eerste Kamer; de ingangsdatum is nog niet vastgesteld. Ook zonder wettelijke verplichting is een vertrouwenspersoon sterk aan te raden voor een gezonde werkcultuur.
Wat is het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon?
Een interne vertrouwenspersoon is iemand uit de eigen organisatie, een externe vertrouwenspersoon wordt ingehuurd van een externe partij. Intern is goedkoper maar kan lastiger zijn bij gevoelige kwesties. Extern biedt meer afstand en onafhankelijkheid, maar is duurder. Veel organisaties kiezen voor een combinatie.
Wat kost een externe vertrouwenspersoon?
De kosten voor een externe vertrouwenspersoon varieren van 1.500 tot 5.000 euro per jaar, afhankelijk van de grootte van de organisatie en het dienstenpakket. Dit omvat meestal een vast aantal uren, training en eventuele gesprekken met medewerkers.
Welke opleiding heeft een vertrouwenspersoon nodig?
Een vertrouwenspersoon moet een erkende basistraining volgen van minimaal 4 dagen. Daarnaast zijn jaarlijkse intervisie en bijscholing vereist om gecertificeerd te blijven. De Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) stelt kwaliteitseisen.
Kan de OR een vertrouwenspersoon benoemen?
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon en bij de keuze tussen intern of extern. Dit is vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden. De OR kan dus invloed uitoefenen, maar benoemt niet zelf.
Aan de slag met een vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon is een essentieel onderdeel van een sociaal veilige werkplek. Met de aankomende wettelijke verplichting is dit het moment om actie te ondernemen. Begin met het bepalen of intern of extern het beste past bij jouw organisatie, selecteer een geschikte kandidaat en zorg voor de juiste opleiding en ondersteuning.
Naast de vertrouwenspersoon is een goed werkend meldpunt essentieel. Hier kunnen medewerkers laagdrempelig en desgewenst anoniem hun zorgen delen.
Incidenten beter registreren en opvolgen?
Registra biedt een laagdrempelig meld- en registratiesysteem dat perfect samenwerkt met je vertrouwenspersoon. Met veilige communicatie en overzichtelijke rapportages ondersteun je zowel melders als je vertrouwenspersoon.
Plan een demo