Betrokken personen registreren

Bij elke melding kun je betrokken personen registreren. Dit kunnen zowel directe betrokkenen als getuigen zijn.

Betrokkene toevoegen

Ga naar het incident en scroll naar de sectie Betrokken personen. Klik op Betrokkene toevoegen om een nieuwe persoon te registreren.

Rollen toekennen

Bij het toevoegen van een betrokkene selecteer je een rol die de relatie van deze persoon tot het incident beschrijft.

Beschikbare rollen

• Getuige - Iemand die het incident heeft waargenomen
• Betrokkene - Iemand die op andere wijze betrokken is bij het incident

Gegevens beheren

Je kunt de gegevens van een betrokkene op elk moment bewerken door op het bewerkicoon te klikken. Alle wijzigingen worden vastgelegd in het wijzigingslogboek.

Beschikbare velden

• Voornaam en achternaam - De naam van de betrokkene
• Rol - De rol in relatie tot het incident
• E-mailadres - Voor contact en versturen van verklaringen
• Telefoonnummer - Voor telefonisch contact
• Team / Afdeling - Waar de persoon actief is binnen de organisatie
• Relatie tot melder - Hoe deze persoon zich verhoudt tot de melder
• Werkzaam bij - Werkgever of organisatie
• Notities - Aanvullende informatie over de betrokkene

Verklaringen koppelen

Wanneer je een verklaring wilt afnemen van een getuige of betrokkene, verschijnen de geregistreerde personen automatisch als opties bij het aanmaken van de verklaring. De contactgegevens worden dan vooringevuld in het verklaringsformulier.

Zodra een verklaring is ondertekend, is deze gekoppeld aan de betreffende betrokkene. Wijzigingen in de contactgegevens van de betrokkene worden ook doorgevoerd in de verklaring.

Workflow samenvatting

1. Registreer alle betrokken personen bij het incident
2. Vul contactgegevens en rol in
3. Ga naar Verklaringen en klik op Nieuw
4. Selecteer het type verklaring (Getuige of Betrokkene)
5. Kies de persoon uit de lijst van geregistreerde betrokkenen
6. De gegevens worden automatisch ingevuld
7. Vul de verklaring aan en sla op