Tijdens het onderzoek kun je notities maken om je bevindingen vast te leggen. Deze verschijnen in de tijdlijn van de melding.
Belangrijk
Notities zijn strikt intern en worden niet opgenomen in rapporten of communicatie naar betrokkenen. Gebruik notities voor observaties, overwegingen en interne afstemming.
Notitie toevoegen
Open de melding en klik op Notitie toevoegen in de tijdlijn.
Notities
Je notitie wordt direct opgeslagen. Standaard zijn notities zichtbaar voor alle behandelaars van dit incident. Vink "Prive notitie" aan om de notitie alleen voor jezelf zichtbaar te maken. De auteur en datum/tijd worden automatisch vastgelegd.
Prive vs gedeelde notities
Bij elke notitie kun je kiezen of deze prive of gedeeld is. Dit bepaalt wie de notitie kan zien:
Gedeelde notities
Zichtbaar voor alle behandelaars van dit incident.
Gebruik voor:
- Onderzoeksvoortgang en bevindingen
- Contactmomenten met betrokkenen
- Besluiten en vervolgstappen
- Overdracht aan collega-behandelaars
Prive notities
Alleen zichtbaar voor jou als auteur.
Gebruik voor:
- Persoonlijke geheugensteuntjes
- Voorlopige indrukken en hypotheses
- Aandachtspunten voor jezelf
- Gevoelige overwegingen die nog niet gedeeld hoeven te worden
Tip
Begin met een prive notitie als je nog niet zeker bent of je observaties relevant zijn voor andere behandelaars. Je kunt later altijd een nieuwe gedeelde notitie maken met de definitieve bevindingen.
Notitie invullen
Vul de notitie in met relevante informatie.
Vandaag telefonisch contact gehad met de getuige. Zij bevestigt de verklaring van de melder. Afspraak gemaakt voor formele verklaring op vrijdag 2 februari.
Nog even checken: klopt de tijdlijn die de melder schetst? Lijkt niet helemaal overeen te komen met de camerabeelden.
Incident besproken in teamoverleg. Besloten om extra getuige te benaderen die genoemd werd in de oorspronkelijke melding.
Eerste beoordeling: melding lijkt ontvankelijk. Prioriteit vastgesteld op Prio 2 vanwege betrokkenheid minderjarige.
Prive notities worden gemarkeerd met een slotje en een gele achtergrond. Deze notities zijn alleen zichtbaar als jij bent ingelogd - andere behandelaars zien ze niet in hun overzicht.
Gebruik de zoekfunctie bovenaan het notities-tabblad om snel specifieke notities terug te vinden.
Best practices
Volg deze richtlijnen voor effectieve onderzoeksnotities:
- Wees feitelijk - Noteer observaties en feiten, geen aannames of conclusies
- Dateer acties - Vermeld wanneer je contact hebt gehad of acties hebt uitgevoerd
- Benoem personen - Verwijs naar betrokkenen met naam of rol
- Kort en bondig - Houd notities leesbaar en to-the-point
- Vervolgacties - Noteer wat de volgende stappen zijn
Let op
Notities kunnen niet worden bewerkt of verwijderd na opslaan. Dit waarborgt de integriteit van het onderzoeksdossier. Controleer je notitie voordat je opslaat.
Voorbeelden van goede notities
Goed voorbeeld
"31 jan 14:30 - Telefonisch contact met getuige P. de Wit. Bevestigt incident gezien te hebben rond 15:45. Afspraak voor verklaring: 2 feb 10:00 op locatie."
Vermijd
"Getuige gebeld. Leek betrouwbaar. Volgende week verder."
Mist: datum/tijd, naam getuige, concrete inhoud, exacte vervolgafspraak
Was dit artikel behulpzaam?