Een verklaring afnemen

Het afnemen van verklaringen is een essentieel onderdeel van het onderzoeksproces. Registra biedt tools om verklaringen gestructureerd vast te leggen.

Verklaring starten

Open de melding en ga naar het tabblad Verklaringen. Klik op Nieuwe verklaring.

In het Verklaringen panel zie je alle bestaande verklaringen met hun status:

• Ondertekend - De verklaring is digitaal ondertekend
• Concept - De verklaring is opgeslagen maar nog niet verstuurd

Betrokkene selecteren

Selecteer de persoon van wie je een verklaring wilt afnemen.

• Melder - De persoon die het incident heeft gemeld. Bevat extra vragen over gevolgen en nazorg.
• Getuige - Iemand die het incident heeft waargenomen. Focust op observaties en feiten.
• Betrokkene - Andere betrokken partij, zoals een slachtoffer of beschuldigde. Bevat ook gevolgen en nazorg.

Verklaring vastleggen

Leg de verklaring vast in het formulier.

Bij Getuige of Betrokkene kun je kiezen uit de personen die al aan het incident zijn toegevoegd. Staat de persoon er nog niet bij? Klik dan op Betrokkene toevoegen om eerst een nieuwe betrokkene te registreren.

Verklaring afronden

Rond de verklaring af en laat deze ondertekenen indien nodig.

Velden in het formulier

• Contactgegevens gesprek - Datum, tijd en wijze van contact (fysiek of telefonisch)
• Aanvullende gegevens - Aanhef, geboortedatum en adres
• Verklaring - De eigenlijke verklaring in eigen woorden
• Gevolgen en nazorg - Alleen bij melder en betrokkene
• Datum van opmaak - De datum waarop de verklaring is opgesteld

Versturen en ondertekenen

Na het opslaan wordt de verklaring bewaard als Concept. Klik op Verstuur om een e-mail te sturen naar de persoon met een link om de verklaring digitaal te ondertekenen.

Statussen van een verklaring

• Concept - Opgeslagen maar nog niet verstuurd
• Verstuurd - E-mail is verzonden naar de ontvanger
• Bekeken - De ontvanger heeft de verklaring geopend
• Ondertekend - De verklaring is digitaal ondertekend
• Verlopen - De ondertekeningslink is verlopen